Образование

Образование как отрасль представляет собой систему образовательных учреждений, организаций и предприятий, осуществляющих главным образом образовательную деятельность, направленную на удовлетворение многообразных потребностей населения в образовательных услугах и подготовку квалифицированных работников. Труд в области образования стал одним из самых массовых видов человеческой деятельности. В сфере образования занята большая часть трудовых ресурсов. Образование служит катализатором перехода к инновационной экономике, обеспечивая развитие базовых отраслей кадрами и инновациями. В области подготовки кадров грамотная информатизация решает многие повседневные проблемы вуза: рассылка напоминаний студентам по электронной почте позволяет сократить размер задолженности по оплате обучения, CRM-система — оптимизировать набор в условиях приема по результатам ЕГЭ, а технологии виртуализации – сэкономить на обслуживании компьютерного оборудования и электроэнергии.

Корпорация «Галактика» предлагает высшим учебным заведениям решение Галактика Управление Вузом, построенное на базе системы Галактика ERP. Данное решение – эффективный инструмент для управления учебным процессом и всей финансово-хозяйственной деятельностью вуза.

Решение предназначено образовательным учреждениям, которые обладают аудиторным фондом, контингентом профессорско-преподавательского и студенческого состава, готовят специалистов в области как высшего, так и послевузовского (аспирантура, переподготовка) образования. Возможности решения Галактика Управление Вузом позволяют его эффективно использовать учебным заведениям с территориально-распределенной структурой.

В зависимости от потребностей учебное заведение может выбрать конфигурацию решения и определить последовательность ввода программного обеспечения в эксплуатацию. Решение Галактика Управление Вузом (либо его отдельные конфигурации) также может использоваться учреждениями среднего профессионального образования (СПО) и успешно применяется техникумами, колледжами, которые входят в состав вузов или являются самостоятельными структурами.

Открытость решения Галактика Управление Вузом позволяет легко интегрировать его с системами, которые уже используются учебным заведением: с системами электронного документооборота, программами бухгалтерского учета, управления библиотечным фондом, системами казначейства и отраслевых ведомств, информационным порталом вуза, со специализированным отраслевым программным обеспечением. Это дает возможность построения единого информационного пространства и сохранения учебным заведением ранее сделанных инвестиций в ИТ.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ РЕШЕНИЯ:

Автоматизация учебного процесса
Если считать, что продуктом деятельности любого вуза является образование, полученное студентами, то производственной деятельностью следует признать учебный процесс. Таким образом автоматизация учебного процесса вуза является основной задачей, решаемой любой ERP системой, созданной для решения целей и задач, стоящих перед современными высшими учебными заведениями.

Главной задачей, которую решают разработчики любого решения при автоматизации учебного процесса в высшем учебном заведении - обработка большого объема информации, часто становящейся причиной нестабильной работы системы и падения скорости обращения к базе. В свою очередь небольшие вузы не могут себе позволить купить лицензию на серьезную erp-систему по причине её высокой стоимости, а «лоскутная автоматизация» не решает всей полноты поставленной задачи.

Разработчики решения «Галактика Управление Вузом» стремились к созданию такой программы, которая могла бы с одинаковой эффективностью осуществлять и планирование, и контроль задач учебного процесса, при этом сохраняя масштабируемость и быстродействие. Решение «Галактика Управление Вузом» позволяет автоматизировать сложные в организационном плане процессы планирования, учета, контроля и анализа деятельности образовательного учреждения.
- формирование базового учебного плана в полном соответствии с Государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования
  
  Одно из важных преимуществ всех решений Галактики – учет требований современного законодательства, формирование соответствующих актов и документов в автоматическом режиме. Корпорация всегда оперативно реагирует на изменения в законодательстве, поэтому клиенты получают обновления в системе вовремя и в соответствии с высокими стандартами качества.
- формирование учебных планов по специальностям (включая индивидуальные) и планирование потоков учебных групп по видам (общих, специализированных, межфакультетских и проч.); формирование сводного линейного графика на год
  
  Данная функциональность решения позволяет учитывать особенности индивидуального расписания студентов при планировании расписания занятий и составлении учебных групп, включая группы дополнительного образования, межфакультетские учебные группы, а также проводить контроль исполнения учебного графика.
- планирование объемов педагогической нагрузки и руководства всеми видами практик, анализ и учет выполнения
  
  Решение «Галактика Управление Вузом» позволяет составлять и контролировать план педагогической нагрузки, включая не только занятия с учебными группами, но и руководство практикой как студентов, так и аспирантов.
- планирование штатов сотрудников по бюджетам (по кафедрам и учебному заведению) и штатного расписания преподавателей с учетом квалификации, формирование извещений кафедре о планируемой учебной нагрузке
  
  «Галактика Управление Вузом» обладает обширным набором возможностей, касающихся планирования и регулирования штатов сотрудников и штатного расписания. В планировании учитываются как требования кафедры по учебной нагрузке на текущий учебный год, так и наличие квалифицированных преподавательских кадров и требования Министерства образования.
- формирование расписания учебного процесса и сетки занятий на период (семестр), в том числе индивидуальных, с учетом занятости преподавательского состава и ресурсов аудиторного и лабораторного фондов
  
  Большинство программ для планирования учебного процесса в вузах при планировании учитывают только занятность преподавательского состава и учебных групп. В решении «Галактика Управление Вузом» преимущество комплексной автоматизации состоит в том, что на этапе составления расписания учебного процесса есть возможность принимать во внимание как ставки, на которых числится преподавательский состав, так и ресурсы технического обеспечения занятий, такие как лабораторный фонд.
- планирование работы Государственной аттестационной комиссии, Государственной экзаменационной комиссии; формирование расписания экзаменационной комиссии
  
  Планирование работ осуществляется с полным учетом требований, предъявляемых Министерством образования и иными контролирующими органами. Система автоматически формирует необходимые по регламенту документы на основании введенных в неё данных.
- формирование отчетности и аналитических данных (анализ соответствия штатной расстановки штатному расписанию - по качественному составу и показателю штатности, анализ наличия вакансий по дисциплинам) и т.д.
  
  Присутствие аналитической части – неотъемлемое свойство и одно из основных преимуществ комплексной ERP-системы по автоматизации учебного процесса вуза. Корпорация Галактика по праву гордится своими аналитическими решениями. В данном случае при анализе деятельности вуза с помощью решения «Галактика Управление Вузом» можно не только формировать отчеты по выполнению учебного плана, но и анализировать учебный процесс по многим параметрам, к примеру анализировать наличие вакансий по преподаваемым дисциплинам с целью поиска подходящих кандидатов и т.д. Таким образом, аналитическая часть решения из способа поиска ошибок в планировании превращается в эффективный инструмент превентивного решения будущих задач.

Приемная кампания
Приемная кампания в вузе традиционно - один из наиболее напряженных периодов работы. Низкий уровень автоматизации даже в ведущих вузах страны, регламентированные сроки оглашения результатов поступления, большой объем информации, нуждающейся в обработке, невозможность получить актуальные аналитические данные в любой момент проведения приемной кампании, обилие регламентов, предписаний и требований министерства образования – вот типичные задачи, решать которые приходится практически любому вузу.

В то же время систем, которые были бы способны решить весь комплекс необходимых задач по автоматизации приемной кампании, учитывая требования законодательства и тонко подстраиваясь под внутренние процессы вуза, не так уж много. До недавнего прошлого типичной ситуацией для вуза было написание такой системы своими силами, что практически исключало интеграцию такой программы с другими решениями, которые применяются в вузе и ставило вуз в зависимость от команды разработчиков программы.

Разрабатывая решение, позволяющее реализовать автоматизацию приемной кампании, мы учли все вышеперечисленные трудности, стоящие перед вузами, и постарались, чтобы наше решение было максимально простым в освоении, эффективным и связанным с остальными задачами, которые позволяет решить «Галактика Управление Вузом».
- планирование набора абитуриентов
  
  Ещё до официального начала приемной кампании в системе составляются планы по приему абитуриентов. Планы разделяются по факультетам и кафедрам. Составление планов тесно связано с другими задачами, решаемыми системой «Галактика Управление Вузом», в том числе касающихся государственных контрактов и договоров на платное обучение и штатного расписания и ставок преподавательского состава.
- регистрация абитуриентов, ведение картотеки личных дел, формирование пакета документов абитуриента
  
  По каждому абитуриенту в системе заводится личная карточка, где отображается ФИО, паспортные, идентификационный номер налогоплательщика, пенсионное свидетельство, аттестат, единый государственный экзамен, специальности поступления по приоритетам, контакты.
- планирование расписания вступительных экзаменов и консультаций
  
  Система позволяет составить планы занятости педагогического состава на консультациях и вступительных экзаменах с учетом как общих сроков приемной кампании, так и штатного расписания и зон ответственности.
- формирование пакета документов для работы приемной комиссии (протоколов, ведомостей и т.д.)
  
  В системе «Галактика Управление Вузом» имеется ряд шаблонов стандартных документов внутренней и внешней отчетности, соответствующих действующему законодательству. Имеется возможность автоматического формирования соответствующих документов на основе данных из системы.
- автоматизированный ввод результатов вступительных испытаний (идентификация по штрих-коду)
  
  Для ускорения процедуры ввода результатов вступительных испытаний в систему «Галактика Управление Вузом» имеется возможность автоматизированного ввода результатов с идентификацией абитуриентов по штрих-коду экзаменационной ведомости.
Важным преимуществом решения является возможность отображения всех необходимых данных on-line, что позволяет оперативно получать информацию не только о состоянии дел в целом, но и по каждому абитуриенту персонально.

Контингент обучающихся
Одна из основных задач, стоящих перед системой управления деятельностью вуза – это управление контингентом обучающихся. Разрабатывая систему для автоматизации процессов, связанных с контингентом обучающихся в вузе, мы решали две основные задачи:
- Большие объемы обрабатываемых данных и необходимостью оперативной обработки информации и адекватной аналитики для создания планов и принятия ключевых решений
- Специфика законодательства и документооборота, порождающая соответствующие требования к приказам и связям между документами

Штатное расписание и кадры
При создании реализации штатного расписания и кадров в решении «Галактика Управление Вузом» учитывались требования и задачи рынка подобных решений. Важно было в первую очередь учесть ярко выраженную специфику штатного расписания и кадров в высших учебных заведениях, но в то же время интегрировать модуль учета штата с остальной частью системы для полноценного анализа и связи задач модуля с учебным процессом или финансовым планированием.

В итоге поставленная задача была успешно решена. В отраслевом решении «Галактика Управление Вузом» присутствует как специфика кадрового учета, апробированная в ведущих вузах России, так и поддержка всего комплекса управляющих, контролирующих и аналитических задач, которые стоят перед современными высшими учебными заведениями.
- Ведение штатного расписания
  
  «Галактика Управление Вузом» позволяет формировать и оперативно учитывать штатное расписание, принимая во внимание требуемые показатели, получать и анализировать необходимую отчетность по штатному расписанию, штатной расстановке, фонду оплаты труда, балансу рабочего времени, получать информацию о наличии вакансий. В системе автоматизирован контроль приема, перемещения, совместительства и увольнения сотрудников в соответствии со штатным расписанием.
- Формирование всех типов приказов
  
  При создании решения по комплексной автоматизации вузов «Галактика Управление Вузом» большое внимание было уделено соответствию формируемых приказов действующему законодательству. Формируемые системой приказы гибко настраиваются под требования конкретного вуза при внедрении, таким образом, внутренние приказы вуза формируются по требованиям, предъявляемым к соответствующим документам в вузе, а внешние приказы – по требованиям, предъявляемым к вузам Министерством образования.
- Ведение картотеки персонала
  
  Решение «Галактика Управление Вузом» дает возможность ведения полноценной картотеки сотрудников вуза и кандидатов по неограниченному количеству показателей. Вся картотека доступна в реальном времени, данные из картотеки персонала используются также в смежных задачах, таких как составление учебного расписания или расчет тарифных ставок.
- Учет
  
  «Галактика Управление Вузом» обеспечивает выполнение процессов приема, перемещения, совместительства и увольнения сотрудников в coответствии cо штатным расписанием. Отдельно реализован воинский учет сотрудников, отчетность по которому выполняется согласно требованиям действующего законодательства. Учетные задачи формируют и соответствующие приказы, и отчетную документацию в случае отпусков, больничных листов, командировок, надбавок и доплат.
- Формирование отчетности по персоналу
  
  Отчетность по персоналу в отраслевом решении «Галактика Управление Вузом» формируется на основании результатов учета штатного расписания и отчетной документации по причинам нетрудоспособности персонала. Отчеты могут формироваться как по результатам выполнения штатного расписания, так и отдельно по каждому сотруднику, при этом учитываются ключевые показатели аналитики и соответствие трудовых показателей штатному расписанию.

Госконтракты и договоры
По умолчанию в решении «Галактика Управление Вузом» присутствуют три формы финансовых условий обучения студентов: бюджетная, внебюджетная (по платному договору) и целевая. Контракты и договора в системе интегрированы с электронным документооборотом, что позволяет получать оперативные данные и исключить ошибки, неточности и дублирование данных.
- Ведение договоров на платные образовательные услуги
  
  Решение «Галактика Управление Вузом» позволяет вести учет договоров коммерческого обучения и расчетов за общежития. Система отслеживает сроки оплаты договоров, напоминает о сроках оплаты. Имеется возможность анализировать оплаты договоров и результаты обучения студентов, обучающихся на платной основе.
- Ведение государственных контрактов
  
  «Галактика Управление Вузом» предоставляет возможность согласования государственных контрактов, контроля их исполнения, анализа результатов студентов, обучающихся по государственным контрактам.
- Учет исполнения и контроль оплаты
  
  «Галактика Управление Вузом» позволяет вести эффективный учет оплат договоров и контролировать сроки оплаты. Взаиморасчеты по государственным контрактам и договорам на платные образовательные услуги отслеживаются системой, на основании этих данных имеется возможность провести их анализ.

Планирование и учет финансов
Планирование и учет финансов в решении «Галактика Управление Вузом» разработаны на основе соответствующих модулей системы Галактика ERP с исправлениями и дополнениями, учитывающими специфику финансовых операций в высших учебных заведениях.
- Налоговый и бухгалтерский учет
  
  В полном соответствии с действующим законодательством система «Галактика Управление Вузом» поддерживает весь комплекс задач бухгалтерского и налогового учета. Аналитический учет гибко настраивается в системе, присутствует поддержка многоплановости счетов. «Галактика Управление Вузом» позволяет вести кассовые и банковские операции, инвентарный учет товарно-материальных ценностей и основных средств с формированием и учетом всех необходимых первичных бухгалтерских документов. В системе можно получить необходимые формы внутренней (оперативной) и внешней бухгалтерской отчетности. Важным свойством Галактики является легкая интеграция с системами казначейства и получение бухгалтерской отчетности в электронном формате в соответствии с нормативными актами.
- Планирование и контроль бюджетных и внебюджетных средств
  
  Система «Галактика Управление Вузом» позволяет оперативно управлять денежными потоками, разделяя их на две категории: бюджетные средства и внебюджетные средства. В зависимости от категории средства могут быть распределены на те или иные нужды соответственно объему их поступлений, спланированы соответствующие статьи бюджета, а в дальнейшем имеется возможность осуществлять плановый контроль расходования средств.
- Расчет заработной платы и стипендии
  
  «Галактика Управление Вузом» позволяет производить расчет начислений, удержаний, налогов на Фонд Оплаты Труда с учетом различных аналитических разрезов (КБК, КОСГУ, Источники финансирования и т.д.), формировать все необходимые нормативные отчетности, в т.ч. в пенсионный фонд и налоговую инспекцию. Системой предусмотрено формирование расчетно-платежных и платежных ведомостей, расчетных листков и др., перечисление зарплаты на банковские карты сотрудников, а также расчет и выплата стипендий, различных социальных выплат и пособий студентам; удержание платы за общежитие. В модуле присутствует и аналитика, есть возможность вести аналитический учет в разрезе кодов бюджетной классификации, формировать базы данных лицевых счетов (по основной работе и внутреннему совместительству).
- Формирование и моделирование бюджета
  
  Работа по формированию и моделированию бюджета делится на пять этапов:
  - Этап планирования бюджета
    
    Бюджет может формироваться на основе статистических и экспертных данных, плановых данных, составленных на основе данных прошлого периода с поправкой на динамику внешнего фактора, влияющего на данную статью или группу статей, на основе плановых данных модуля «Управление договорами» или расчетным способом.
  - Этап согласования и утверждения бюджета
    
    Этап согласования и утверждения бюджетов представляет собой итерационную процедуру. В модуле есть возможность хранить и сравнивать данные всех итераций согласования бюджетов. Бюджет формируется после некоторого количества операций, которое считается достаточным для его формирования.
  - Формирование фактических показателей бюджета
    
    Источником формирования фактических показателей могут быть как бухгалтерские данные системы «Галактика Управление Вузом», так и оперативные данные системы. Данные по неавтоматизированным подразделениям или некоторым статьям бюджета могут быть введены в систему вручную.
  - Анализ исполнения бюджета
    
    Для проведения анализа исполнения бюджета в системе «Галактика Управление Вузом» предусмотрена возможность сравнения плановых и фактических данных прошлых или текущего периодов, расчета процентного отклонения плановых и фактических данных по статьям, получения отчетности план/факт по различным аналитическим разрезам.
  - Проведение корректировок бюджета
    
    По результатам анализа исполнения бюджета возможно проведение корректировок бюджетов на последующие периоды с учетом фактических данных. По определенным статьям возможно проведение корректировок методом скользящего планирования. В модуле также есть возможность хранить все бюджеты до и после проведения корректировок и выполнять сравнения этих бюджетов.

Специализированные решения и интеграция
- Гибкий механизм интеграции с другими системами
  
  «Галактика Управление Вузом» предлагает удобный экспорт/импорт документов с использованием стандартных интерфейсов системы. Предусмотрены механизмы экспорта/импорта для общепринятых форматов включая XML, система прямого взаимодействия с физическими таблицами базы данных посредством SQL-запросов, существуют возможности использовать системы взаимодействия, разработанные для конкретных внешних сред. Систему Галактика также можно запускать из внешних сред посредством механизма OLE-синхронизации, а также протокола HTTP и технологии ActiveX для Web-сред.
- Управление аудиторным и жилым фондом
  
  В «Галактике Управление Вузом» имеется возможность ведения информации по аудиторному и жилому фонду учебного заведения, учеты структуры объектов недвижимости. Аудиторный фонд контролируется системой при организации учебного процесса, а жилой – для обеспечения жильем студентов. Объекты закрепляются за подразделениями, ведется учет сдачи объектов в аренду. Договора аренды учитываются системой, а их выполнение контролируется. По объектам недвижимости также рассчитываются арендные и коммунальные платежи с автоматическим формированием соответствующих счетов. По всем данным ведется анализ, итогом которого становится заключение о рентабельности объекта.
- Управление автотранспортом
  
  Система «Галактика Управление Вузом» позволяет формировать картотеку подвижного состава и водителей как вручную, так и на основании данных из соответствующих модулей системы. Таким же путем можно формировать и картотеки запасных частей. В решении реализовано формирование путевых и регистрационных листов, рассчет нормативного и фактического расхода ГСМ, выручки и стоимости услуг, учет документов, связанных с транспортом (водительские удостоверения, техпаспорт, товарные накладные и т.д.).
- Управление капитальным строительством и ремонтами
  
  В решении «Галактика Управление Вузом» реализовано планирование и учет затрат на ремонтные и профилактические работы и управление строительством принадлежащих вузу объектов.
  
  В рамках управления строительством имеется возможность формирования финансовых планов сооружения объектов, вести сквозной учет затрат на строительные работы, учитывать разницу между плановыми и фактическими затратами на строительство, а также импортировать строительные сметы из внешних систем.
  
  В свою очередь управление ремонтами в системе «Галактика Управление Вузом» позволяет вести учет выполнения работ по обслуживанию и ремонту оборудования и строений, принадлежащих вузу, планировать ведение профилактических работ и оценивать ресурсы, необходимые для выполнения этих работ.

Безопасность и администрирование

Защита информации от несанкционированного доступа (НСД) является составной частью обеспечения информационной безопасности. Технические мероприятия по защите персональных данных предусматривают анализ программных средств защиты информации, используемых в информационной системе. Программные средства должны пройти сертификацию в соответствии с требованиями, установленными для класса информационной системы персональных данных.

Система «Галактика Управление Вузом» имеет встроенный комплекс средств защиты информации от несанкционированного доступа пользователей к базе данных, который имеет сертификат соответствия №1383, выданный ФСТЭК России 14 мая 2007 года. Сертификат удостоверяет, что комплекс средств защиты соответствуют 5-му классу защищенности средств вычислительной техники от несанкционированного доступа к информации и удовлетворяют 4-му уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей. В соответствии с этим система «Галактика Управление Вузом» может применяться в информационной системе персональных данных до 2 класса включительно. При этом имеются ограничения, которые заключаются в том, что комплекс защиты информации не является самостоятельным средством защиты и должен работать совместно с внешними средствами защиты, которые используются для контроля целостности программной и информационной части комплекса.

Корпорация «Галактика» как разработчик имеет Лицензию на право ведения деятельности по разработке средств защиты информации (регистрационный номер 0163 от 06.09.2004 г.), а также Лицензию на право ведения деятельности по организации технической защиты конфиденциальной информации (регистрационный номер 0256 от 06.09.2004 г.).

Таким образом, программное обеспечение комплекса защиты, встроенного в систему «Галактика Управление Вузом» сертифицировано по безопасности и соответствует вышеназванному уровню защиты. В случае недостаточности этого уровня Корпорация «Галактика», как правообладатель система «Галактика Управление Вузом» и встроенного комплекса защиты, а также как лицензированный разработчик средств защиты может выполнить работы по доведению программного обеспечения до необходимого уровня.