ОАО "НИИПМ" (г. Пермь)

Отзыв о проекте внедрения системы DIRECTUM

Институт организован 20 января 1950 года, и на сегодняшний день входит в число крупнейших предприятий Пермского края, являясь ведущей организацией в отрасли, а по ряду научно-технических направлений – единственным в стране разработчиком  материалов и спецпродукции.

До внедрения системы DIRECTUM на предприятии ощущалась необходимость решения вопросов длительного рассмотрения входящей корреспонденции, утери документов, оперативности их поиска, а также эффективности организации и проведения совещаний.

В 2014 г. руководство НИИ определило высокий приоритет задачам автоматизации документооборота предприятия и процессов управления взаимодействием. Задачами проекта внедрения, порученного команде специалистов «Компании «Проекты и Решения», были определены:

1. Организация процесса обработки входящей корреспонденции.
2. Создание единого структурированного хранилища документов с возможностью быстрого поиска
3. Организация процесса управления совещаниями

Проект начался с проведения обследования процессов рассмотрения входящей корреспонденции. В итоге было принято решение создать единый типовой маршрут рассмотрения и исполнения поручений по входящей корреспонденции, который включил регистрацию документов, отправку на рассмотрение, исполнение работ по резолюции и контроль выполнения.

При разработке типового маршрута была предусмотрена возможность запроса исполнителем продления срока, отведенного для выполнения поручения.

Необходимый руководству НИИ мониторинг исполнения поручений теперь осуществляется с помощью отчета «Контроль исполнения поручений», который предоставляет данные по выполнению поручений за период.

Для повышения эффективности проводимых в НИИ оперативных и расширенных технических, научно-технических и других совещаний был внедрен модуль «Управление совещаниями и заседаниями». Как результат - на предприятии теперь полностью автоматизирован цикл подготовки к совещанию, исполнения поручений согласно протокола совещания. В рамках настроенного типового маршрута по управлению совещаниями автоматически формируются повестки, согласуется время, место проведение совещания и список участников, формируется протокол совещания, рассылаются задания исполнителям, осуществляется контроль исполнения заданий.

Следующим этапом проекта внедрения запланированы работы по интеграции СЭД DIRECTUM с используемой на предприятии ERP-системой «Галактика».