Почему важно собирать статистику о DIRECTUM?

Бережливое использование ресурсов компании является одним из ключей к ее успешности, устойчивости к внешним рискам. В тоже время, важно не допускать ситуацию, когда сиюминутная экономия ведет к издержкам и потерям в стратегической перспективе. Явную экономию денежных средств легко увидеть и оценить, в отличии от издержек недополучения управленческих эффектов, которые не всегда можно отслеживать и сложнее подлежат количественной оценке. Хорошим примером, иллюстрирующим баланс «экономия – издержки», является количество рабочих мест системы DIRECTUM к которым имеют доступ сотрудники организации.

Рабочие места DIRECTUM – ресурс, который должен быть в необходимым количестве и его дефицит ведет к снижению производительности управленческого персонала. Чтобы это оценить и показать, нами был проведен мониторинг реальной потребности в лицензиях DIRECTUM у нескольких компаний, где периодически наблюдалась невозможность сотрудников зайти в систему. В течение рабочей недели разработанная нами техническая компонента вела журналирование занятости DIRECTUM. В этот период система работала с условно неограниченным количеством лицензий, что позволило сотрудникам заходить в систему, работать с документами, выполнять и исполнять задания в любой момент времени в течение всего рабочего дня. 

Приводим график распределения средней нагрузки на DIRECTUM в течение тестового периода. На шкалах отмечено время дня и количество занятых лицензий, пунктирной линией обозначено количество лицензий, приобретенных компанией.

Как видно на графике, с ~08:40 и до ~16:40, нагрузка на DIRECTUM превышает значение, отмеченное пунктирной линией. Это свидетельствует о том, что практически весь рабочий день до 15% сотрудников периодически не могли зайти в систему для выполнения текущих рабочих задач. Из-за этого дефицита компания несет управленческие издержки в виде снижения производительности, замедления бизнес-процессов. К тому же, выявленная нехватка лицензий является сдерживающим фактором дальнейшего развития и совершенствования операционной эффективности компании. При внедрении в систему DIRECTUM нового бизнес-процесса, возрастает нагрузка на систему и, следовательно, увеличивается дефицит лицензий. Таким образом рост количества внедренных в DIRECTUM бизнес-процессов, приводит в действие «закон убывающей отдачи», когда общая полезность от системы прирастает все медленнее. В тоже время, издержки на внедрение нового бизнес-процесса остаются постоянными, не уменьшаются (описание бизнес-процесса, разработка и отладка типового маршрута, инструктаж пользователей и т. д.).

Полученная статистика послужила управленческой аналитикой, позволившей компаниям сформировать количественно обоснованную оценку необходимого увеличения количества базовых клиентских лицензий.